• ceisiadau am wasanaeth (e.e. nodi bod ar olau stryd diffygiol angen sylw)
  
  
• ceisiadau am wybodaeth neu eglurhad ar bolisi neu arfer y cyngor
  
  materion lle mae hawl i apelio (apel o fewn y cyngor neu i dribiwnlys annibynnol) neu feddyginiaeth gyfreithiol
  

(b) Pwy all gwyno - dylai hyn olygu unrhywun sydd yn derbyn gwasanaeth gan y cyngor neu sy'n ceisio gwasanaeth ganddo, gan gynnwys, lle bo hynny'n briodol, plant ac unrhywun sydd yn gweithredu ar ran rhywun na all gwyno'n bersonol

(c) Sut, ble, pryd ac wrth bwy y gellir cwyno - dylai hyn nodi teitlau a rhifau ffon y swyddogion perthnasol, ac i ble y gellir mynd i gwyno'n bersonol

(ch) Camau'r broses - dylai fod cyn lleied o gamau ag sy'n bosib, er enghraifft

Cam cyntaf - mae darparwyr y gwasanaeth yn ymdrin a'r gwyn ddechreuol gan aelodau o'r cyhoedd ac yn ceisio datrys y broblem

Ail gam - ymchwilir i gwynion gan y rheini sy'n dal yn anfodlon gan swyddog cwynion penodedig o fewn yr adran, a hysbysir yr achwynydd o'r canlyniad.

Trydydd cam - ymchwilir ymhellach gan rywun y tu allan i'r adran dan sylw (ac, mewn achosion priodol, efallai y bydd angen adolygiad gan aelodau)

Ar derfyn y broses hon, dylid dweud wrth achwynwyr am eu hawl i osod eu cwyn ger bron yr Ombwdsmon Llywodraeth Leol.

(d) Cofnodi pob cwyn - mae'n fuddiol cadw cofnod bob cam o'r ffordd yn rhoi manylion am y gwyn, enw'r achwynydd, sut y gweithredwyd, ac ymateb yr achwynydd.

(dd) Ffurf y cwynion - ar y cychwyn, efallai na fydd angen gofyn am i'r cwynion fod mewn unrhyw ffurf arbennig, ond o'r ail gam ymlaen, doeth fyddai sicrhau cwynion ysgrifenedig. Gall ffurflenni cwyno fod o gymorth weithiau. Dylai cymorth fod ar gael ar gyfer y rheini sydd, am ba reswm bynnag, yn ei chael hi'n anodd gosod eu cwyn ar bapur. Lle bynnag y bo modd, dylai'r gwyn ysgrifenedig gynnwys manylion parthed beth, ym marn yr achwynydd, aeth o'i le, a beth yr hoffai ef neu hi i'r cyngor ei wneud i unioni'r mater.

(e) Pwy sydd i weithredu? - dylid diffinio pwy sy'n gyfrifol am bob cam. O'r ail gam ymlaen, dylai swyddog o'r radd briodol fod yn ymwneud a'r mater.

(f) Swyddogaeth aelodau - bydd angen i'r cyngor benderfynu a ddylai aelodau etholig chwarae rhan yn y trefniadau ac os felly, diffinio'r rhan honno.

(ff) Terfynau amser - mae angen gosod terfynau er cydnabod derbyn y gwyn (saith diwrnod, dyweder), ac i adrannau ymateb i geisiadau mewnol am wybodaeth (pedwar diwrnod ar ddeg, dyweder). Bydd yr amser a gymer i roi ymateb terfynol yn dibynnu ar natur a chymhlethdod y gwyn, ond os yw'r gwyn yn un y mae'n debyg y cymer fwy nag wyth diwrnod ar hugain i ymchwilio iddi, dylid rhoi adroddiad ar hynt yr achos i'r achwynydd ar derfyn yr wyth diwrnod ar hugain hwnnw.

(g) Achosion arbennig - efallai mai doeth fyddai egluro'r trefniadau ar gyfer ymdrin a chwynion yn erbyn aelodau neu brif swyddogion, neu honiadau parthed camymddwyn ariannol neu weithgaredd troseddol. Er enghraifft, gellid cyfeirio cwynion yn erbyn aelodau neu swyddogion hyn at un o swyddogion hyn y cyngor, megis y Swyddog Arwylio, iddo/iddi ymdrin a hi yn bersonol, neu gyfeirio at banel o aelodau. Rhaid cyfeirio cwynion am gamymddwyn ariannol at uned archwilio ariannol fewnol y cyngor, a honiadau am weithgaredd troseddol at yr heddlu, pan fo hynny'n briodol.

(ng) Meddyginiaethau - gweler atodiad 2.

(h) Camau pellach - dylid rhoi gwybodaeth i achwynwyr ynglyn a chamau pellach y gallent eu cymryd, megis cyfeirio eu cwyn at yr Ombwdsmon Llywodraeth Leol neu archwilydd allanol.

(l) Cwynion di-enw - doeth fyddai diffinio polisi'r cyngor er ymdrin a chwynion di-enw.

(ll) Cyfrifoldeb cyffredinol - mae angen bod a chyfundrefn er cydgysylltu a rheoli'r trefniadau cwyno. Da o beth fyddai rhoi'r cyfrifoldeb cyffredinol i un swyddog hyn er sicrhau cysondeb, hyrwyddo effeithlondeb a hwyluso arwylio. Wrth ystyried teitl i ddisgrifio swyddogaeth y swyddog hyn hwn, gwell fyddai peidio a defnyddio'r term "Ombwdsmon" mewn unrhyw ffordd er osgoi unrhyw ddryswch posibl gyda'r Ombwdsmon Llywodraeth Leol sydd a swyddogaeth gwbl wahanol.