DULLIAU YMCHWILIO DA

Mae'n debyg y gellir ymdrin a'r rhan fwyaf o gwynion yn gyflym a diffwdan. Fodd bynnag, pan fydd angen ymchwiliad mwy sylweddol, dichon y bydd y cyfarwyddyd a ganlyn o gymorth i swyddogion sy'n ymchwilio.

1. Holwch a dderbyniwyd unrhyw gwynion blaenorol gan y person hwn.

2. Cysylltwch a'r achwynydd i:

• gael yr holl fanylion am y gwyn
  
  
• holi pa ganlyniad y mae yn ei geisio
  
  
• holi a oes arno ef neu arni hi angen cymorth o unrhyw fath, a ydyw'n fyr ei g/olwg neu'n drwm ei g/chlyw, neu a oes ganddo/ganddi anhawster iaith; holwch beth sydd ei angen i sicrhau ei fod/bod yn deall
  drafodaeth yn iawn.
  
• eglurwch y broses archwilio.
  

3. Ymgyfarwyddwch a'r cefndir cyfreithiol a gweinyddol perthnasol i'r gwyn.

4. Penderfynwch ai'r drefniadaeth gwyno yw'r ffordd orau o ymdrin a'r
gwyn hon. Ystyriwch drefniadau eraill posibl:

apelio at dribiwnlys
achos llys
galw'r heddlu i mewn

Os mai un o'r rhain sydd fwyaf addas, trafodwch hynny gyda'r achwynydd.

5. Ystyriwch a ellid datrys y gwyn heb ymchwilio pellach.

6. Os yw'r gwyn yn ymdrin a gweithred arfaethedig gan y cyngor, ystyriwch a ddylid gohirio gweithredu tra'r ymchwilir i'r gwyn.

7. Sicrhewch yr holl ddogfennau perthnasol (gan sicrhau eich bod yn gweld y rhai gwreiddiol, nid copiau). Gall y rhain gynnwys ffeiliau, llyfrau cofnodion, a dalennau amser. Sicrhewch gopiau o'r holl ddogfennau y bydd arnoch eu heisiau.

8. Sicrhewch eich bod yn gwybod trefn y digwyddiadau perthnasol o'r ffeiliau, a hefyd enwau'r swyddogion/aelodau sydd yn ymwneud yn fwyaf uniongyrchol a'r materion y cwynir amdanynt.

9. Paratowch batrwm o holi ar gyfer pob person a gyfwelir.

• defnyddiwch gwestiynau agored, nid rhai fydd yn eu harwain i roi ymateb neilltuol.
  
  
• peidiwch a mynegi barn mewn gair neu ystum
  
  
• gofynnwch gwestiynau unigol nid lluosog.
  

10. Mae trefn y cyfweliadau'n bwysig; pan fydd angen i chi ddarganfod pa drefniadaeth a ddilynir fel arfer, dylid dechrau gyda'r swyddogion hyn, a diweddu gyda'r swyddogion sydd yn ymwneud yn fwyaf uniongyrchol a'r mater y cwynwyd yn ei gylch.

11. Hysbyswch bawb y bwriedwch gyfweld a hwy y gallant ddod a chyfaill neu gynrychiolydd undeb gyda hwn, a bwrw nad yw'r cyfaill mewn swydd arolygol drostynt. Eglurwch y gwyn yn glir wrthynt.

12. Ystyriwch a fydd arnoch angen tyst ar gyfer cyfweliad neilltuol o anodd.

13. Dylid cynnal cyfweliadau mor modd mor anffurfiol a chysurus a phosib, ond dyfal-barhewch a'ch holi os bydd rhaid. Peidiwch a bod ag ofn gofyn yr un cwestiwn drachefn. Nodwch yr atebion a roddir yn fanwl.

14. Ceisiwch wahaniaethu rhwng tystiolaeth achlust a ffeithiau pendant drwy ofyn i'r rhai a gyfwelir sut y gwyddant ffaith neilltuol.

15. Ymdriniwch a gwrthdaro mewn tystiolaeth drwy geisio tystiolaeth ategol. Os nad oes tystiolaeth o'r fath ar gael yna, fel cam eithriadol, gellid ystyried dod a'r tystion sydd yn gwrthddweud ei gilydd wyneb yn wyneb.

16. Ar ddiwedd y cyfweliad, crynhowch y prif bwyntiau yr ymdriniwyd a hwy a gofynnwch i'r cyfwelai a oes ganddo/ganddi unrhyw beth i'w ychwanegu.

17. Gwnewch gofnod ffurfiol o'r cyfweliad o'ch nodiadau ysgrifenedig cyn gynted ag y bo modd wedi'r cyfweliad, tra bod yr atgof yn dal yn fyw. Peidiwch byth a gadael hynny yn hwy na thrannoeth.

18. Os bydd hynny'n briodol, ymwelwch a'r sefydliad y cwynwyd amdano yn ddirybudd, er bwrw golwg dros arferion cyffredin.

19. Drafftiwch adroddiad yn crynhoi'r dystiolaeth a gasglwyd, heb gynnwys eich barn eich hyn, a chylchredwch hwn i bawb y cyfwelwyd a hwy, gan gynnwys yr achwynydd, i geisio eu sylwadau, onid oes rhesymau neilltuol dros beidio a gwneud hynny.

20. Ystyriwch y sylwadau a newid yr adroddiad os bydd angen, gan ychwanegu casgliadau, ac, os yw hynny'n briodol, awgrym o feddyginiaeth i'r gwyn.